Waarom mislukt 80 tot 90 procent van de EU-subsidieaanvragen? Het komt niet omdat die voorstellen zo slecht zijn. Het komt omdat bijna iedereen tijdens het schrijven de weg kwijt raakt. Ook al is het duidelijk hoe je aanvraag eruit moet zien. Op Hawaii hebben ze er een woord voor: akihi. Dat betekent de weg vragen en vervolgens onmiddellijk vergeten wat de aanwijzingen waren.
Akihi heb je ook als je EU-subsidie aanvraagt. Natuurlijk wéét je dat jouw kans op succes het grootst is als je een overtuigend en helder verhaal schrijft. Zo’n verhaal dat de beoordeelaars meteen snappen. En dat was je ook echt van plan. Maar érgens in het proces verloor je het overzicht. Die Spaanse partner kwam ook maar niet door met de beloofde informatie. En toen had je nog maar twee dagen om alles in elkaar te copy-pasten. Uiteindelijk was je blij dat er iets stond. Op de laatste inleverdatum heb je nog snel even de verplichte samenvatting toegevoegd.
Dat wordt ‘m dus niet.
Hoe raak je de weg niet kwijt?
Ik geef je drie praktische adviezen om het vanaf het begin goed te doen. Je kunt ze meteen toepassen. Die adviezen garanderen geen subsidie, want de kwaliteit van je project is natuurlijk het belangrijkste. Maar als je het niet goed opschrijft nemen ze desondanks niet serieus.
Advies 1: Schrijf de samenvatting als eerste
Ook al weet je nog niet precies wat iedereen wil gaan doen. En ook al was het verhaal van die Hongaarse partner nog lekker vaag: begin toch met de samenvatting.
Wat ga je doen, waarom en met wie. Die 500 woorden dwingen jou om te kiezen en om de kern weer te geven. Je partners kunnen je corrigeren als jullie op verschillende sporen zitten. Dat hoor je dan meteen. Handig. Dat voorkomt dat je weken langs elkaar heen praat.
Advies 2: Onthou: de EU leest jouw aanvraag alsof ze een aannemer kiezen om hun lekke dak te repareren
Als jij een aannemer kiest vraag je je af: wie repareert mijn dak het beste voor het minste geld? Is het iemand die ik alleen achter durf te laten in mijn huis? Zo doet Europa het ook. Ze kijken wie hun probleem het beste oplost en wie ze het meest vertrouwen.
Dus:
Wat is het Europese probleem dat je gaat oplossen?
Wat ga je doen?
Waarom is dat de beste oplossing?
Wat is de planning?
Wat is het budget?
Waarom is jouw consortium de aangewezen partij?
Je begint bij het probleem, de lekkage, en je gaat uitleggen hoe jij die gaat fiksen. Doe alsof je de beste aannemer bent. Verplaats je in je klant. Je zegt dus niet: ‘Geef mij die zak geld nu maar, mevrouwtje, dan kijk ik wel wat ik er mee doe en wanneer het klaar is. De ballen!’
Natuurlijk was je dat helemaal niet van plan. Maar geloof mij: iedereen vergeet dat onderweg. Als de deadline nadert gaat iedereen vanuit zichzelf denken, in plaats van zich in de EU te verplaatsen. Vraag jezelf daarom driemaal daags:
Elke zin die je in je aanvraag schrijft moet gaan over dat probleem en de oplossing.
Advies 3: maak een checklist van de subsidietekst
Bij EU-subsidies is het belangrijk dat je volledig voldoet aan de eisen in de calltekst. Als iets een béétje past, past het niet. Lees die tekst dus goed, want er staat geen woord voor niets in. Het probleem is dat de calltekst daardoor lang, wollig en technisch is. Je hebt een leeshulp nodig. Een checklist. In die checklist zet je elke eis uit de calltekst op een nieuwe regel. Met in de volgende kolom hoe je dat in jouw voorstel gaat oplossen. Zo heb je op hoofdlijnen een overzicht van wie wat doet. Dat helpt je ook als je straks de rollen gaat verdelen met je partners.
Als je deze calltext hebt:
Scope: To demonstrate through large scale projects the economic and environmental feasibility of circular economic business models that underpin new services based on performance/functionality rather than ownership, and/or on mass customisation, including through supporting demand side measures. Proposals should adopt a systemic eco-innovative approach addressing all forms of innovation, combining technological, organisational, societal, cultural and behavioural innovation, and strengthening the participation of civil society. Such an approach can foster new forms of collaboration between end-users, producers and researchers. In particular proposals should consider ways of supporting co-creation by developing, experimenting and demonstrating new business models together with end-users, taking into consideration their needs, including gender dimension, thus enabling the development of value adding solutions. Business models that foster new services and consumption and production patterns will require support to end-users in the transition to the circular economy by raising awareness and knowledge sharing activities on circular economy models. The proposals should include an outline business plan which can be developed further in the course of the project.
(dit is een deel van de calltext van Horizon2020 Circular Economy)
Dan maak je zoiets:
Misschien denk je: wat een gedoe, daar huur ik wel een consultant voor in
Dat kan. Maar ik raad je aan om de samenvatting en de checklist altijd onder je eigen controle te houden, of je nou iemand inhuurt voor het uitvoerende werk of niet.
En dan nu aan de slag
Copy-paste de calltekst in een document dat je Checklist [Naam van je project] noemt. Maak daaronder een tabel met vijf kolommen (zie het voorbeeld) en 50 regels. Knip elke eis uit de calltekst en zet hem op een nieuwe regel.
PS En dat we routeaanwijzingen zo slecht onthouden heeft te maken met het recentheidseffect: als mensen een lijst met nieuwe informatie moeten onthouden, maar ze krijgen geen gelegenheid om die informatie te herhalen, onthouden ze de meest recente items uit de lijst het beste. Dus je weet nog wel dat je vlak voor je eindbestemming voorbij de palmboom naar rechts moet, maar hoe je route begint ben je waarschijnlijk kwijt.
